EventmanagementWas gute Events leisten müssen - Impulse vom Event Team des Steinbeis Europa Zentrums

Autorinnen: Sabine Haeßler und Hanna Schäfer

Was gute Events leisten müssen. Impulse vom Event Team des Steinbeis Europa Zentrums

Als Event Team des Steinbeis Europa Zentrums führen wir jährlich eine Vielzahl von Veranstaltungen durch, die in ihrer Struktur, Zielrichtung und Art sehr unterschiedlich sind. Über Jahre haben wir eindrückliche Erfahrungen gesammelt, kreative Formate ausprobiert und auch gelernt, was nicht funktioniert. Tauchen Sie mit uns ein in konkrete Beispiele, die wir als Impulse mit Ihnen teilen möchten. Viel Spaß!

Nachhaltige Eindrücke schaffen

Dinge, die uns nachhaltig in Erinnerung bleiben, haben alle etwas gemeinsam: Sie sind verknüpft mit Emotionen. Genauer gesagt unseren Basisemotionen. Das sind laut Paul Ekman die folgenden sechs: Überraschung, Ekel, Ärger, Trauer, Angst und Freude. Von diesen sechs Emotionen machen wir uns im Eventmanagement zwei zu Nutze: Überraschung und Freude. Jedes erfolgreiche Event hat Elemente, die mindestens eine der beiden Emotionen bedienen, im besten Fall sogar beide.

Doch warum bleiben uns Ereignisse in besonderer Erinnerung, wenn sie mit Emotionen verknüpft sind? Emotionale Botschaften erzeugen eine hohe Verarbeitungstiefe. Die Reizverarbeitung findet nicht mehr unterbewusst beziehungsweise automatisch statt, sondern wechselt in einen seriellen und willentlich kontrollierten Verarbeitungsmodus (vergleiche Oehmann et. al., 200, Seite 299). Genau dahin wollen wir, wenn es um Events geht. Denn die transportierten Informationen und Reize stehen in hoher Konkurrenz zu anderen Reizen. Unser Gehirn muss jede Sekunde zirka elf Millionen Bit verarbeiten, die über unsere Sinneskanäle aufgenommen werden. Davon wird allerdings nur ein Bruchteil – etwa 40 Bit – bewusst verarbeitet. Unser Gehirn ist evolutionsbiologisch darauf trainiert, nur das Wesentliche wahrzunehmen und die wichtigen Informationen aus der Flut von Reizen herauszufiltern. Diese werden im Folgenden emotional bewertet und erzeugen wiederum eine emotionale Reaktion wie zum Beispiel Erregung, eine Verstärkung des eigenen Verhaltens in einer bestimmten Situation, kognitive Prozesse oder ein subjektives Gefühl (nach Scherer, K. R. (2000). Psychological models of emotion).

Als Eventorganisator:innen müssen wir es schaffen, Reize zu setzen. Reize, die als wichtig wahrgenommen, mit einer Emotion verknüpft und langfristig gespeichert werden. In diesem Fall bleibt unser Event nachhaltig in Erinnerung und die Teilnehmenden gehen mit einem bleibenden Eindruck nach Hause. Doch wie können wir das schaffen? Die folgenden vier Beispiele dienen der Inspiration und dienen als Impulse für die Umsetzung von Events. Aber auch einfache Meetings, größere Firmenzusammenkünfte oder externe Workshops profitieren davon.

Impuls: Zeitlimit

Beispiel: Unicorn oder Transformer in Baden-Württemberg

Ob unter der Bezeichnung Slam, Pitch oder Pecha Kucha, die Schlagworte haben eines gemeinsam: das Spiel mit der Zeit. Zeitlimits sind in der Eventkonzeption in der Zwischenzeit fest verankert. Alles dreht sich um die Idee, langwierige und dadurch für die Teilnehmenden aufmerksamkeitsraubende Vorträge zu durchbrechen. Ein Zeitlimit für die Vortragenden, manchmal auch eine stark begrenzte Anzahl an Folien und heraus kommen prägnante, einprägsame und kurzweilige Beiträge, die die Kreativität anregen und die Aufmerksamkeit der Zuhörer:innen halten.

Erfolgreich ausprobiert haben wir dies etwa im Rahmen des Events UNICORN ODER TRANSFORMER IN BADEN-WÜRTTEMBERG, das wir im Jahr 2019 im Auftrag des Wirtschaftsministeriums Baden-Württemberg durchgeführt haben. Nach einem Vormittag mit Impulsvorträgen und Diskussionsrunden wurden die Teilnehmenden in verschiedene Campfire-Sessions zu unterschiedlichen Förderinstrumenten der Innovationsförderung zugeteilt. Jeder Session-Verantwortliche hat daraufhin sein Thema in einem fünfminütigen Kurzimpuls vorgestellt. Die Teilnehmer:innen haben auf diese Art einen Überblick über die unterschiedlichen Sessions erhalten und konnten erste Informationen zum jeweiligen Thema sammeln. In der Runde selbst wurden im weiteren Verlauf die Fragestellung diskutiert und ebenso offene Fragen geklärt. Der Wechsel des Ortes von der Bühne in kleinere Diskussionsrunden hat auch direkt einen zweiten Punkt zur Aufmerksamkeitssteigerung bedient, nämlich das Thema: Bewegung. Mehr dazu im nächsten Impuls.

Foto: Reiner Pfisterer

Impuls: Bewegung reinbringen

Beispiel: Clean energy for EU islands forum 2022

Ein einfaches Element, um die Aufmerksamkeit der Zuschauer:innen zu wecken, ist Bewegung. Unser Gehirn lenkt den Fokus automatisch zurück auf die Aktion, wenn durch Bewegung getriggert. Das funktioniert sogar in zwei Richtungen. Zum einen bei den Referent:innen: Bewegen sich diese auf der Bühne hin und her, begeben sich ins Publikum oder bringen die Teilnehmer:innen dazu, ihren Blickwinkel zu ändern, ist ihnen die Aufmerksamkeit sicher. Unsere Empfehlung: Mut zur Bewegung während des Vortrags oder einer Rede. Zum anderen gilt Bewegung auch bei den Zuhörer:innen als Erfolgsrezept: Aufstehen, durch den Raum gehen, die Diskussionsrunde wechseln oder eine Liveabstimmung einbauen und schon verwandeln sich ein passives zum aktiven Publikum.

In unserem Zeitimpuls wurde das Thema Bewegung in den Raum bringen bereits angeschnitten. Im Rahmen des Clean energy for EU islands Forum 2022, welches am 17. & 18. Mai 2022 auf Rhodos stattfand, sind wir noch einen Schritt weitergangen. Der erste Tag hat nicht nur im Konferenzraum, sondern auch auf einem Boot und einer nahegelegenen Insel stattgefunden. Wir haben die Teilnehmer:innen auf einen Besuch vor Ort mitgenommen. Raus aus dem Raum, rauf aufs Meer und rein ins Inselleben. Das hat nicht nur thematisch gepasst, sondern die Teilnehmenden aktiv eingebunden und eindeutig bleibende Erinnerungen geschaffen.

Foto: Siora Keller

Impuls: Eigene Grenzen überwinden

Beispiel: Action Cluster BarCamp beim Smart Cities Marketplace Forum 2022

Teilnehmende dazu zu bringen, eigene Grenzen zu überwinden und die Perspektive zu wechseln, ist nicht leicht. Wenn es jedoch gelingt, dann ist der Lern- und Erinnerungseffekt deutlich. Warum also nicht die Teilnehmer:innen zu Vortragenden machen? Mit diesem Rollentausch bekommt eine Konferenz für das Publikum eine eindeutig andere Note. Das gelingt zum Beispiel durch den Einsatz verschiedener Formate, wie etwa die Planung eines Barcamps. Ob als Teil einer Konferenz oder als eigenständiges Format, das Barcamp gilt als eine offene Tagung mit nicht vordefinierten Themen, Sessions und Workshops. Ablauf und Inhalte der Nicht-Konferenz werden von den jeweiligen Teilnehmer:innen zu Beginn des Events selbst entwickelt und im weiteren Verlauf gestaltet. Ein übergreifendes Thema kann, muss aber nicht gestellt werden. Das Engagement der Teilnehmenden ist ausschlaggebend für den Erfolg oder die zu erarbeitenden Themen und Ergebnisse der Veranstaltung.

Ein Barcamp war Teil des diesjährigen Smart Cities Marketplace Forums von der gleichnamigen Initiative der Europäischen Kommission, für die wir federführend die Kommunikationsmaßnahmen durchführen. Die Teilnehmenden der projektinternen Arbeitsgruppen haben den Rollentausch ausprobiert. Mit dem übergreifenden Thema ‚Zukunft der Smart Cities Marketplace Action Cluster‘ konnten Interessierte ihre Idee für neue Arbeitsgruppen vor Ort zur Diskussion stellen, Gleichgesinnte finden und sogar eine Basis für die neue Arbeitsgruppe in Form eines ersten Ideenpapiers festlegen.

Foto: Esben Pejstrup

Impuls: Limitierung

Beispiel: Gendered Innovation – Networking Event INNOVATIVE WOMEN

Große Events werden oftmals mit sehr viel Aufwand und Leidenschaft geplant und umgesetzt. Es ist beeindruckend in großen Messehallen und in vollen Sälen zu sitzen und einem Event beizuwohnen. Manchmal braucht ein gutes Event aber gerade das Gegenteil: Kleine Gruppen, eine intime Atmosphäre und intensive Gespräche, um bleibende Verbindungen herzustellen und Emotionen zu erzeugen. Wir plädieren dafür, bei der Eventplanung genau hinzuschauen und – von Zeit zu Zeit – einfach mal klein zu planen. Das funktioniert sehr gut bei Netzwerkveranstaltungen oder Workshops, die oftmals kleine Gruppen erfordern. Gleichzeitig kann sich das Thema Limitierung auch als relevant für die Zielgruppe darstellen. So kann es von Vorteil sein, für ein Event nur eine bestimmte Zielgruppe anzusprechen wie etwa im Genderkontext Frauen oder Männer, oder im technisch spezifischen Kontext beispielsweise nur Ingenieur:innen aus dem Energiebereich.

Ein besonders atmosphärisches Beispiel haben wir am 14. Juli 2022 am Standort Stuttgart des Steinbeis Europa Zentrums umgesetzt. Zusammen mit den INNOVATIVE WOMEN haben wir eine größentechnisch limitierte Netzwerkveranstaltung durchgeführt, die Frauen zusammenbringt und vernetzt. Ausgehend von einem Impulsvortrag sind die Teilnehmenden in den Dialog getreten, haben sich ausgetauscht und sich gegenseitig inspiriert. Das Fazit waren bereichernde Gespräche, neue Kontakte und das Gefühl, gemeinsam einen Schritt weitergekommen zu sein.

Erfahren Sie mehr in unserem Leistungsangebot Eventmanagement.

Planung und Konzeption - Durchführung und Kommunikationskampagnen

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